С нового года бизнесу придется перейти на машиночитаемые электронные доверенности (МЧД) при отправке отчетности в госорганы и обмене документами с контрагентами. Это требование касается всех компаний и ИП. Разбираемся, что это значит и как подготовиться.
Что такое машиночитаемая доверенность?
МЧД — это цифровой документ, который организация или ИП оформляет на представителя (сотрудника или стороннюю компанию). Он подтверждает право лица подписывать документы от имени бизнеса. Доверенность заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), полученной в ФНС или у аккредитованного центра.
Кто обязан использовать МЧД?
- При сдаче отчетности в ФНС, СФР, Росстат, Росприроднадзор и другие органы.
- При обмене документами с контрагентами через системы ЭДО (счета-фактуры, накладные, акты).
- Если подпись ставит представитель , а не руководитель компании.
Как оформить доверенность?
- Получите УКЭП. Подписать МЧД можно только через усиленную подпись, выданную в ФНС или Удостоверяющем центре (например, Тензор).
- Создайте документ в бухгалтерской программе или системе ЭДО. В Saby это делается за пару кликов: выберите тип полномочий (например, «Отчетность в ФНС») и укажите данные представителя.
- Подтвердите доверенность. Руководитель подписывает документ УКЭП, а система автоматически регистрирует его в реестре госорганов.
Где и когда использовать МЧД?
- ФНС: С 1 сентября 2024 года — для налоговой отчетности, с 1 января 2025 года — по новому формату 5.03 (с возможностью указания номера записи из регистра населения вместо ИНН).
- СФР: Для обмена данными по больничным, пособиям и подтверждению вида деятельности.
- Росстат: С 1 мая 2025 года — для филиалов, с 1 июня 2025 — для всех остальных.
- Росприроднадзор: С 1 сентября 2024 года — для экологической отчетности.
Особенности работы с МЧД
- Передоверие: Полномочия по МЧД можно передать третьему лицу (например, делегировать бухгалтера сторонней фирмы).
- Автоматизация в Saby: Сервис позволяет создавать, регистрировать и отзывать доверенности в один клик. Система отслеживает сроки действия и напоминает о продлении.
- Проверка статуса: При получении документов Saby автоматически сверяет МЧД с реестром госорганов, исключая ручную проверку.
Что делать сейчас?
- Получите УКЭП для сотрудников. С 1 сентября 2024 года документы, подписанные корпоративными сертификатами, будут недействительны.
- Обновите системы. Убедитесь, что ваша бухгалтерская программа и ЭДО-платформа поддерживают формат МЧД.
- Протестируйте процесс. Создайте пробные доверенности и проверьте их регистрацию в реестрах.
Готовьтесь заранее! Новые правила повысят безопасность документооборота, но потребуют настройки интеграций и обучения сотрудников. Используйте готовые решения, такие как Saby, чтобы упростить переход.